Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o complementen, y aplica a todas las bases de datos personales que la institución trata en desarrollo de su actividad educativa, incluida su plataforma académica digital (Plataforma CEMI), el portal de consulta de padres y los formularios de matrícula en línea.

2. Definiciones

• Titular: la persona natural a quien corresponden los datos personales (el estudiante, su acudiente, el docente o el empleado).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular —o de su representante legal cuando es menor de edad— para el tratamiento de sus datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta de la institución (por ejemplo, los proveedores tecnológicos de la plataforma).

3. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Los datos solo se usan para las finalidades informadas en esta política.

4. Datos que se tratan y finalidades

a) Estudiantes y acudientes: datos de identificación del estudiante y de sus acudientes (nombres, documentos, contactos), datos académicos (notas, asistencia, observador, logros y boletines), datos financieros asociados a matrícula y pensiones, y datos de salud estrictamente necesarios para la vida escolar (EPS, tipo de sangre, alergias, terapias y condiciones relevantes). Finalidades: prestar el servicio educativo, llevar los registros académicos y reglamentarios exigidos por el Ministerio de Educación Nacional y la Secretaría de Educación, expedir certificados y constancias, gestionar la cartera de matrículas y pensiones, comunicarse con las familias y atender los requerimientos de las autoridades.

b) Personal docente y administrativo: datos de identificación, contacto, formación, hoja de vida, afiliaciones y datos de nómina. Finalidades: la relación laboral o contractual, el pago de salarios y la seguridad social.

c) Usuarios de los canales digitales: datos suministrados en formularios de contacto y de matrícula, en el portal de padres y en las solicitudes en línea (justificación de faltas, reporte de pagos y solicitud de certificados). Finalidades: atender la solicitud y prestar el servicio correspondiente.

d) Proveedores y terceros: datos de identificación y contacto con fines contractuales y contables.

5. Datos de niños, niñas y adolescentes

De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de datos personales de menores de edad se realiza únicamente con la autorización previa de su representante legal (padre, madre o acudiente), respondiendo al interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes (artículo 44 de la Constitución Política y Ley 1098 de 2006). La institución no elabora perfiles comerciales de menores ni les dirige publicidad.

6. Datos sensibles

Los datos de salud de los estudiantes son datos sensibles. Su tratamiento cuenta con autorización expresa del representante legal, se limita a lo necesario para la atención y seguridad del estudiante dentro de la vida escolar, y su acceso está restringido por roles dentro de la plataforma. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles distintos de los requeridos por las normas del sector educación para la matrícula y la atención integral del estudiante.

7. Autorización y conservación de la prueba

La autorización se obtiene de forma previa y expresa, entre otros medios, con la firma del contrato de matrícula y con la aceptación registrada en los formularios en línea de la institución, y se conserva como prueba mientras exista la base de datos correspondiente.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular (o su representante legal) tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo; y acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se presentan por escrito al correo info@maravillasinfantiles.com o en la sede de la institución, indicando el nombre del titular, la descripción de los hechos y los documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, con los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles desde su recibo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Si no es posible atenderlo en el plazo, se informará y se ampliará hasta por ocho (8) días hábiles más. Mientras el reclamo está en trámite, el dato llevará la leyenda «reclamo en trámite».

10. Encargados del tratamiento y transmisiones

La institución puede apoyarse en encargados tecnológicos para la operación de su plataforma (servicios de infraestructura y alojamiento en la nube, correo y mensajería), quienes tratan los datos únicamente por cuenta y bajo las instrucciones de la institución, con obligaciones de confidencialidad y seguridad. No se venden ni ceden datos personales a terceros con fines comerciales.

11. Seguridad de la información

La institución aplica medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos: acceso individual por usuario y contraseña con perfiles por rol, restricción de la información de cada estudiante a sus acudientes y al personal autorizado, registros de auditoría de cambios, cierre de periodos académicos que impide modificar las notas ya publicadas, y copias de respaldo periódicas de la información.

12. Conservación de los datos

Los datos se conservan durante la relación con la institución y, posteriormente, por el tiempo exigido por las normas de archivo y de registros académicos del sector educación (los historiales académicos y certificados se conservan como archivo histórico del estudiante). Cumplido ese término, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el 27 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras la institución trate datos personales. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por los canales oficiales de la institución con al menos quince (15) días calendario de antelación, y la versión vigente estará siempre disponible en maravillasinfantiles.com/politica-datos.

14. Autoridad de control

La autoridad encargada de velar por la protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), ante la cual el titular puede presentar quejas una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la institución.

Adoptada por el representante legal de Centro Educativo Maravillas Infantiles.
Barranquilla, 27 de octubre de 2026 · Versión 1.0